Política de Privacidade

1. Sobre Nós

A Simplesdesk é uma plataforma SaaS especializada em atendimento omnichannel, CRM, automação, inteligência artificial e integrações. A plataforma permite centralizar atendimentos, gerenciar clientes, automatizar processos e integrar canais como WhatsApp Business Platform, Instagram, Facebook Messenger, Telegram, E-mail, APIs e Webhooks. Nossa solução permite que empresas se conectem com seus contatos e clientes, acompanhem a interação com suas comunicações e personalizem suas estratégias com base em interesses e comportamentos.

Esta Política de Privacidade descreve como a Simplesdesk coleta, utiliza e compartilha informações de candidatos a vagas, usuários da plataforma e soluções, visitantes do site, clientes atuais e potenciais da Simplesdesk e de seus clientes (“Você” ou “Titulares”) com o objetivo de demonstrar o compromisso da Simplesdesk com a proteção dos seus dados pessoais, assim como com a segurança dos serviços fornecidos.

Nossos serviços incluem, conforme aplicável, nossos sites, plataforma, eventos, aplicativos móveis e demais produtos e soluções online, incluindo ferramentas especializadas para automação de marketing, CRM e atendimento omnichannel (coletivamente, os “Serviços”).

2. Definições

Afiliadas

empresas que a Simplesdesk detêm o controle societário.

Agente de Tratamento

o Controlador ou o Operador.

Autoridade Nacional de Proteção de Dados (“ANPD”)

órgão da administração pública responsável por zelar, implementar e fiscalizar o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Anonimização

Utilização de meios técnicos, razoáveis e disponíveis no momento do tratamento de dados pessoais, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo. O dado anonimizado não é considerado dado pessoal para os fins da LGPD.

Cliente

Pessoa Jurídica que contrata os produtos e serviços da Simplesdesk.

Controlador

Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.

Dados Pessoais

toda informação relacionada a uma pessoa natural identificada ou identificável.

Dados Pessoais Sensíveis

dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.

Encarregado ou Data Protection Officer (“DPO”)

Pessoa natural ou jurídica indicada pelo Agente de Tratamento para atuar como canal de comunicação entre o Controlador, os titulares de dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

Fornecedor(es)

são pessoas físicas ou jurídicas que prestam algum tipo de serviço contratado pelo Simplesdesk.

Leads

pessoas que demonstram interesse nos produtos ou serviços da Simplesdesk ou de seus Clientes, seja por meio de ações como o preenchimento de formulários, inscrição em newsletters, ou outro tipo de contato e interação.

Lei Geral de Proteção de Dados (“LGPD”)

Lei nº 13.709/2018 que regula o tratamento de Dados Pessoais realizado no território brasileiro ou que tenha por objetivo fornecer bens ou serviços para indivíduos localizados no território nacional ou ainda que os Dados objeto do tratamento tenham sido coletados no território brasileiro independentemente de onde estejam localizados os Dados.

Marco Civil da Internet (“MCI”)

Lei nº 12.965/2014 que visa orientar os direitos e deveres dos usuários, provedores de serviços e demais envolvidos com o uso da Internet no Brasil.

Operador

pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de Dados Pessoais em nome do Controlador.

Parceiro(s)

empresas com quem a Simplesdesk mantém relações contratuais com intuito de desenvolver atividades comerciais em regime de parceria.

Plataforma Simplesdesk

conjunto integrado de soluções oferecidas pela Simplesdesk, incluindo, sem se limitar, ferramentas como Simplesdesk Marketing, Simplesdesk CRM, Simplesdesk Conversas, Simplesdesk Mentor IA, Simplesdesk para Ecommerce e outras funcionalidades que podem ser acessadas pelos nossos usuários.

Privacy by Design

a privacidade desde a concepção exige a integração de boas práticas de privacidade no desenvolvimento de serviços e produtos, garantindo que todas as atividades de tratamento de dados cumpram os requisitos legais ao longo de todo o seu ciclo de vida.

Programa de Privacidade e Proteção de Dados

conjunto estruturado de políticas, procedimentos e práticas organizacionais projetadas para proteger a privacidade e a segurança dos dados pessoais tratados pela Simplesdesk e Afiliadas.

Produtos Simplesdesk

todas as soluções disponibilizadas pela Simplesdesk na Plataforma Simplesdesk.

Simplesdesk Marketing

Solução da Simplesdesk que permite a automação de marketing digital que integra diversas estratégias para atrair, engajar e converter leads. Oferece ferramentas para criação de landing pages, campanhas de e-mail marketing, gestão de redes sociais e análise de desempenho.

Simplesdesk CRM

Solução da Simplesdesk que possibilita toda a automatização e otimização do processo de vendas, desde a prospecção até a contratação.

Simplesdesk Conversas (“Inbox Omnichannel Simplesdesk”)

Solução da Simplesdesk que permite ao Cliente o atendimento e gestão de vendas em meios digitais centralizando diversos canais de comunicação em um único sistema.

Simplesdesk Mentor IA

Solução da Simplesdesk que permite a utilização de assistentes virtuais para criação de conteúdos personalizados através de inteligência artificial, bem como demais tarefas de marketing, incluindo a integração com outras soluções.

Simplesdesk para Ecommerce

Solução da Simplesdesk voltada para lojas virtuais, permitindo a criação de estratégias de vendas e marketing multicanal específicas para o comércio eletrônico.

Simplesdesk

a Simplesdesk.

Titular

Pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento. Titular é apenas pessoa natural, aqui não se encaixam pessoas jurídicas.

Tratamento

Toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.

Usuários, Clientes, Leads ou Titulares (“Você”)

Pessoas naturais que acessam o site da Simplesdesk, participam de eventos da Simplesdesk, Clientes dos Produtos ou da Plataforma Simplesdesk, clientes dos Clientes da Simplesdesk, Leads ou qualquer Titular de Dados Pessoais.

3. A quem se aplica esta Política?

Esta Política de Privacidade se aplica a diferentes tipos de pessoas, incluindo tanto o Usuário dos sites da Simplesdesk, participantes de eventos e comunidades da Simplesdesk, quanto os Clientes da Simplesdesk e seus usuários que acessam a Plataforma Simplesdesk e utilizam os Serviços da Simplesdesk e Afiliadas.

Também se aplica aos Titulares de Dados que têm suas informações compartilhadas pelos Clientes com a Simplesdesk e/ou Afiliadas ou cujas informações podem ser tratadas durante o uso de nossos Serviços e Soluções, como por exemplo os Leads.

4. Do Tratamento dos Dados Pessoais

A Simplesdesk tem como prioridade proteger, preservar e respeitar a privacidade e os direitos dos Titulares de Dados Pessoais. Adotamos as melhores práticas de segurança da informação e proteção de dados para garantir que todas as operações realizadas em nossa plataforma estejam em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

A Simplesdesk poderá atuar como Controladora ou Operadora de Dados Pessoais, conforme a natureza do serviço prestado e a finalidade do tratamento.

Quando atuar como Controladora, realizará o tratamento de Dados Pessoais conforme demonstrado na tabela abaixo:

Quando atuar como Operadora, a Simplesdesk tratará os Dados Pessoais exclusivamente conforme as instruções de seus Clientes (Controladores), observando as disposições contratuais aplicáveis e a legislação vigente.

Além disso, alguns recursos da Plataforma Simplesdesk utilizam tecnologias de Inteligência Artificial, incluindo o Simpleschat PRO AI e demais funcionalidades de automação. Esses recursos são empregados para auxiliar na prestação dos serviços contratados, sempre observando as normas de segurança da informação, privacidade e proteção de dados pessoais.

5. Do Compartilhamento de Dados

A Simplesdesk poderá compartilhar suas informações sob determinadas circunstâncias e com diferentes instituições, conforme informado abaixo.

5.1. Clientes

A Simplesdesk poderá compartilhar suas informações com Clientes, tão somente para atendimento de obrigações legais, para cumprimento do contrato e prestação dos Serviços.

5.2. Fornecedores

A Simplesdesk poderá compartilhar suas informações com Fornecedores para viabilizar a prestação dos Serviços e atividades da Simplesdesk e Afiliadas.

5.3. Parceiros

Quando necessário para a prestação dos Serviços contratados ou realização de eventos, a Simplesdesk poderá compartilhar dados com parceiros comerciais ou tecnológicos. Esse compartilhamento visa garantir a execução das funcionalidades oferecidas, a continuidade dos Serviços e/ou a realização de atividades de interesses legítimos.

5.4. Empresas Afiliadas ou do mesmo Grupo Econômico

Como parte do Grupo Simplesdesk, a Simplesdesk pode compartilhar dados com empresas do mesmo grupo, incluindo empresas Afiliadas, para viabilizar nossos Serviços, aprimorar nossas operações e para finalidades empresariais legítimas, incluindo ações de marketing.

5.5. Autoridades Públicas

A Simplesdesk poderá compartilhar dados pessoais com autoridades públicas, como a ANPD ou outras entidades governamentais, em resposta a solicitações formais ou ordens judiciais recebidas, a fim de cumprir obrigações legais, regulatórias ou instruir sua defesa em processos administrativos ou judiciais.

5.6. Aplicativos de Terceiros

A Simplesdesk pode disponibilizar aplicativos de terceiros, como widgets ou extensões, através de seus Serviços. As informações obtidas pela Simplesdesk quando o Cliente ativa um aplicativo de terceiros são tratadas de acordo com esta Política. As informações coletadas pelo terceiro fornecedor do aplicativo são regidas pelas políticas de privacidade do próprio terceiro, cabendo ao Cliente avaliar esses termos ou políticas. Esses sites podem coletar dados sobre o Cliente, usar cookies, incorporar rastreamento adicional de terceiros e monitorar sua interação com esse conteúdo incorporado, incluindo o rastreamento de sua interação com o conteúdo incorporado, se o Cliente tiver uma conta e estiver conectado a esse site. Leia atentamente as políticas de privacidade aplicáveis ao site que Você está visitando para entender como eles coletam e tratam seus dados.

5.7. API Google

Para os usuários do Simplesdesk CRM que optarem por integrar dados de contatos (como nome, e-mail, telefone e cargo) das suas contas do Google, utilizamos uma integração com o Google que permite a importação desses dados via Google API. Essa integração é projetada para garantir a segurança no processo de autenticação e leitura dos dados de contatos importados do Gmail para a Plataforma Simplesdesk. Caso o usuário deseje, é possível revogar as permissões de uso de aplicativos nas configurações de sua conta Google a qualquer momento. A utilização dessas informações estará em conformidade com os requisitos dos Escopos Restritos do Google, conforme descrito na Política de Dados de Usuário dos serviços Google API. Além disso, ao integrar o Simplesdesk CRM com o Google Agenda ao sistema, será solicitado que conceda permissões para que o Simplesdesk CRM possa acessar a sua conta do Google. A Simplesdesk assegura que não envia dados de calendário do Google para terceiros, incluindo modelos de IA, em nenhum momento. O único dado que a Simplesdesk armazena é o ID do evento do Google Agenda.

Quando o compartilhamento se faz necessário, a Simplesdesk adota as medidas adequadas para que as informações compartilhadas sejam tratadas apenas para as finalidades específicas.

6. Da Segurança da Informação

A Simplesdesk adota uma série de medidas técnicas e organizacionais rigorosas para proteger os Dados Pessoais sob seu tratamento, garantindo que estejam seguros contra acessos não autorizados, alteração, divulgação ou destruição. Nosso Programa de Privacidade e Proteção de Dados e nossas práticas de segurança são regidas por normas internas de proteção da informação, que estão em conformidade com a legislação aplicável e as melhores práticas do setor, como os requisitos da ISO 27001 e NIST.

Utilizamos tecnologias avançadas, como criptografia, testes de intrusão e protocolos de segurança para proteger os dados em trânsito e em repouso. Além disso, realizamos auditorias internas regulares para garantir que nossos sistemas e processos de segurança sejam eficazes e estejam em constante evolução para lidar com novas ameaças.

O acesso aos Dados Pessoais é restrito a funcionários e prestadores de serviços da Simplesdesk que necessitam dessas informações para a execução de suas funções, e todos estão comprometidos com o cumprimento das obrigações previstas em nossas políticas de segurança e privacidade. A Simplesdesk também adota medidas para proteger seus ambientes físicos, controlando rigorosamente o acesso aos locais onde os dados são armazenados.

Embora adotemos todas as medidas possíveis para garantir a segurança, é importante destacar que não podemos nos responsabilizar por violação das medidas de segurança, incidentes de segurança que possam ocorrer em sistemas ou serviços de terceiros, por falhas relacionadas à infraestrutura da internet ou por descuido das credenciais de acesso pelos Clientes, entre outras situações fora do controle da Simplesdesk. É obrigação dos usuários e Clientes adotar práticas de segurança em seus próprios sistemas e dispositivos para evitar incidentes de segurança, como o uso de senhas fortes e atualizadas.

7. Armazenamento, Retenção e Exclusão dos Dados Pessoais

A Simplesdesk adota práticas responsáveis para o armazenamento e exclusão de Dados Pessoais, em conformidade com a legislação aplicável e com o objetivo de garantir a segurança e a privacidade das informações tratadas. Os Dados Pessoais podem ser armazenados em servidores próprios ou de terceiros contratados para esse fim, tanto no Brasil quanto no exterior, conforme a legislação vigente. Podemos utilizar tecnologias de cloud computing e outras soluções emergentes para aprimorar os serviços prestados aos nossos usuários, sempre respeitando os requisitos de proteção de dados.

O armazenamento dos Dados Pessoais será feito pelo tempo necessário para a finalidade para a qual foram coletados ou enquanto forem relevantes para os interesses legítimos da Simplesdesk. A duração do armazenamento também poderá ser estendida caso seja exigido para cumprimento de obrigações legais, contratuais ou regulatórias. Quando não forem mais necessários para o cumprimento de tais finalidades, os dados serão excluídos de forma segura, de acordo com os artigos 15 e 16 da LGPD.

O tratamento de Dados Pessoais será encerrado nas seguintes situações:

• Quando a Simplesdesk deixar de ser controladora dos Dados Pessoais, ou quando houver o encerramento da conta do cliente ou do contrato com o cliente, por qualquer motivo.
• Quando os Dados Pessoais deixarem de ser necessários ou pertinentes para as finalidades para as quais foram coletados.
• Quando houver a solicitação do Titular, sempre que aplicável, e não houver justificativa legal ou contratual para manter os dados.
• Quando houver determinação final da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) ou outra autoridade competente.

Os Dados Pessoais necessários para o atendimento do Marco Civil da Internet, são armazenados em ambiente seguro e controlado pelo prazo mínimo de 6 (seis) meses, sujeito a alterações a depender da modalidade de contratos com os clientes.

Em situações específicas, como no caso de dados necessários para o cumprimento de obrigações legais, a Simplesdesk pode manter os dados por um período adicional, conforme exigido pela legislação. Após o término da relação contratual com o cliente, a exclusão dos dados será realizada em até 60 dias, com a manutenção de um backup por até 72 horas para garantir segurança e compliance.

Com relação ao tratamento de dados realizado pautado no consentimento do Titular, a Simplesdesk finaliza o tratamento dos Dados Pessoais, quando aplicável, caso o Titular se oponha ou revogue o consentimento.

A Simplesdesk avalia cuidadosamente a quantidade, natureza, sensibilidade dos dados pessoais e os riscos envolvidos, a fim de determinar o período de retenção mais adequado, sempre com o objetivo de garantir que o tratamento de dados seja realizado de forma responsável e conforme as obrigações legais.

8. Direitos dos Titulares

O Titular dos Dados Pessoais possui direitos e garantias em relação aos seus Dados Pessoais. Na Simplesdesk, estão disponíveis os mecanismos detalhados nesta seção para que o Titular tenha clareza e transparência quanto ao exercício de seus direitos.

Nos casos em que a Simplesdesk atua como Operadora de Dados Pessoais, a responsabilidade pelo tratamento desses dados é exclusiva do Cliente, que atua como o Controlador. Assim, os Titulares de Dados Pessoais cujas informações sejam tratadas por meio dos produtos e Serviços da Simplesdesk devem exercer seus direitos diretamente com o Cliente da Simplesdesk. A Simplesdesk não é responsável por atender às solicitações de Titulares de Dados Pessoais quando atua apenas como Operadora.

É importante destacar que, em situações em que a Simplesdesk apenas processa os dados em nome do Cliente, atuando como Operadora, a Simplesdesk não toma decisões finais sobre os tratamentos realizados, como envio de comunicações e e-mails sobre produtos ou serviços de nossos Clientes. A Simplesdesk é apenas uma ferramenta de automação que opera como meio entre Clientes e seus clientes finais. Eventuais solicitações ou dúvidas relacionadas a essas ações devem ser direcionadas diretamente aos Clientes da Simplesdesk, que são os Controladores dos dados.

A Simplesdesk apenas poderá atender diretamente às solicitações dos Titulares quando atuar como Controladora dos dados. Sempre que necessário, o Titular pode contatar a Simplesdesk e solicitar informações a respeito dos seus direitos, através da nossa Central de Ajuda:

• Confirmação da existência de tratamento: Você pode questionar sobre a existência dos seus dados na base da Simplesdesk. Podemos solicitar a confirmação da sua identidade ou dos seus dados antes de fornecer essas informações para fins de prevenção à fraude.
• Acesso aos Dados: a qualquer momento, Você pode solicitar à Simplesdesk que informe quais Dados Pessoais estão sendo tratados.
• Correção de Dados Pessoais incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de Dados Pessoais desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD. Caso a Simplesdesk possua justificativa legal ou regulatória para manutenção dos dados, eles serão retidos pelo prazo necessário.
• Portabilidade dos seus Dados Pessoais a outro prestador de serviços.
• Informações sobre o compartilhamento de dados com entidades públicas ou privadas.
• Revogação do consentimento a qualquer tempo, quando o tratamento for baseado nele.
• Eliminação dos dados a qualquer tempo, salvo as exceções do artigo 16 da LGPD.
• Revisão de decisões automatizadas tomadas unicamente com base em tratamento automatizado que afetem seus interesses, nos termos do art. 20 da LGPD.

Você tem o direito de optar por não receber comunicações de marketing e outras mensagens promocionais enviadas pela Simplesdesk ou seus Clientes. Caso deseje se descadastrar ou interromper o recebimento dessas comunicações, Você pode fazer isso a qualquer momento, através do link de descadastramento disponível em cada e-mail enviado ou entrando em contato diretamente com o Cliente responsável pela utilização do Serviço prestado pela Simplesdesk.

A Simplesdesk se compromete a atender todas as requisições dos Titulares em tempo hábil e dentro dos prazos estipulados pela ANPD.

9. Transferência Internacional

As atividades de tratamento de dados pessoais realizadas pela Simplesdesk podem vir a envolver a transferência internacional de dados, em especial para os Estados Unidos.

Os dados provenientes dos Serviços disponíveis na Plataforma Simplesdesk são armazenados nos serviços Google Cloud Platform (GCP) e/ou Amazon Web Services (AWS), ambos provedores de nuvem renomados e com proteções adequadas. Os data centers estão localizados, especificamente nos estados da Califórnia e Iowa, nos Estados Unidos. Ainda, a Simplesdesk poderá utilizar alguns fornecedores que precisam da transferência internacional para viabilizar seus serviços.

Para a prestação de serviço que implique no compartilhamento internacional dos Dados Pessoais, a Simplesdesk prioriza o tratamento realizado em países que oferecem proteção aos dados pessoais equivalente à LGPD e/ou estabelecendo cláusulas-padrão contratuais adequadas à finalidade de realizar esta transferência, em conformidade com a Resolução CD/ANPD nº 19 de 23 de agosto de 2024 e com o art. 33 da LGPD. Em casos excepcionais, a Simplesdesk poderá realizar a Transferência Internacional de Dados em outras modalidades autorizadas pela LGPD.

Além disso, alguns produtos da Simplesdesk podem ser comercializados e disponibilizados a partir de empresas parceiras de negócios no exterior. A Simplesdesk estende a estes casos a proteção oferecida aos Titulares pelas hipóteses de Transferência Internacional de Dados e atenção à legislação aplicável.

Nas hipóteses em que a Simplesdesk trata dados pessoais não protegidos pela LGPD, por estarem fora dos limites de territorialidade legal ou por incidirem em algum dos casos de exclusão definidos na própria lei, a Simplesdesk se compromete a oferecer aos Titulares envolvidos a segurança e proteção de seus Dados Pessoais e sua privacidade de igual maneira, e a atender ao exercício dos direitos estabelecidos pela legislação aplicável, nos limites do razoável, e dentro de suas possibilidades, se requeridos através de seus canais de atendimento oficiais disponíveis, bem como atendimento adequado às autoridades e demais solicitações recebidas de entidades localizadas no exterior.

10. Contato

Você poderá, a qualquer momento, enviar suas dúvidas, avaliações de fornecedor, solicitações de direitos e demais questões ou sugestões para a nossa Central de Ajuda. Ao entrar em contato com nosso suporte pelo e-mail suporte@simplesdesk.com.br, informe que sua solicitação está relacionada à Proteção de Dados.

Sem prejuízo, Você também poderá enviar suas dúvidas sobre esta Política de Privacidade e demais questões relacionadas ao tema diretamente para o(a) Encarregado(a) da Simplesdesk:

• Nome: Encarregado de Proteção de Dados da Simplesdesk
• Endereço: Rua Coronel José Eusébio, 95 — Higienópolis — São Paulo — SP
• E-mail: suporte@simplesdesk.com.br

11. Atualização da Política de Privacidade

A Simplesdesk poderá alterar esta Política de Privacidade a qualquer tempo, por qualquer motivo, seja em decorrência da adoção de novas tecnologias, alteração na legislação, necessidades de ajustes na segurança dos Serviços, ou quaisquer outros motivos. Eventuais alterações estarão sempre disponíveis no site da Simplesdesk tornando-se válidas a partir da data de sua publicação.